Pay & refund, czyli jak Polska zmieniła reguły gry w WHT
Przez długi czas model był prosty. Polska spółka miała wypłacić dywidendę do zagranicznej spółki matki. Księgowość zbierała certyfikat rezydencji, sprawdzała, czy spełnione są warunki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo z dyrektywy, i – jeżeli wszystko się zgadzało – wypłacała kwotę bez potrącenia podatku u źródła albo z potrąceniem według obniżonej stawki. Relief at source. Ulga u źródła. Polska spółka działała jak techniczny pośrednik w całej operacji: pobierała certyfikat, porównywała z przepisem i albo pobierała podatek, albo nie.
Ten model funkcjonował i – w prostych, klarownych strukturach – działał całkiem sprawnie. Problem polegał na tym, że polskie i europejskie struktury grupowe przestały być proste już dawno temu.
Dlaczego system wymagał zmiany?
W latach 2015-2018 na poziomie europejskim i globalnym narastała dyskusja o tym, jak grupy kapitałowe korzystają ze zwolnień dywidendowych i odsetkowych przy użyciu spółek pośredniczących. W wielu przypadkach schemat wyglądał podobnie: płatność trafiała do spółki holdingowej w kraju o korzystnym traktowaniu podatkowym, skąd – po krótkim czasie – przepływała dalej do faktycznego beneficjenta, często rezydującego w kraju spoza UE lub w kraju, z którym Polska nie miała korzystnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Spółka pośrednicząca posiadała certyfikat rezydencji w UE. Spełniała formalne warunki dyrektywy. Miała adres, rachunek bankowy i zarząd na papierze. Tyle że jej rola sprowadzała się wyłącznie do przepuszczenia płatności dalej.
W lutym 2019 r. Trybunał Sprawiedliwości UE wydał serię wyroków w duńskich sprawach podatkowych (m.in. C-116/16, C-117/16 w zakresie dywidend oraz C-115/16, C-118/16 i inne w zakresie odsetek), które dały europejskie ramy dla walki z takimi konstrukcjami. Polska reforma z 2018 r. wyprzedziła te wyroki, ale szła w tym samym kierunku: formalny certyfikat rezydencji przestał być wystarczający.
Reforma z 23 października 2018 r. – co dokładnie się zmieniło?
Ustawa z 23 października 2018 r. nowelizująca ustawę o CIT wprowadziła do polskiego systemu mechanizm, który w skrócie nazywany jest pay & refund. Jego logika jest odwróceniem dotychczasowego modelu.
W starym systemie: płatnik oceniał warunki, stosował preferencję i – jeżeli to robił poprawnie – był wolny od podatku.
W nowym systemie: jeżeli łączna kwota wypłat na rzecz jednego podatnika zagranicznego z tytułów objętych WHT (przede wszystkim dywidendy, odsetki, należności licencyjne i wybrane usługi) przekracza w roku podatkowym 2 000 000 zł, płatnik ma co do zasady obowiązek pobrania podatku według stawki podstawowej od nadwyżki ponad ten próg. Preferencja ( zwolnienie lub obniżona stawka) jest nadal możliwa do zastosowania, ale już nie automatycznie. Wymaga skorzystania z jednego z dwóch instrumentów: złożenia oświadczenia WH-OSC przez zarząd polskiej spółki albo uzyskania uprzedniej opinii organu podatkowego.
Stawki podstawowe to 19% dla dywidend i 20% dla odsetek oraz należności licencyjnych. Od tych stawek liczy się podatek, jeżeli preferencja nie jest zabezpieczona.
Wielokrotne odroczenia i co z nich wynikało
Przepisy weszły w życie, ale ich stosowanie było wielokrotnie odraczane rozporządzeniami Ministra Finansów. Odroczenia obejmowały kolejne lata – 2019, 2020, 2021. Za każdym razem środowisko doradcze i spółki czekały na doprecyzowanie zasad, bo przepisy budziły poważne wątpliwości interpretacyjne.
Ten czas nie był jednak czasem straconym (choć z perspektywy podatników toczących boje z organami może być to teza kontrowersyjna). MF pracował nad objaśnieniami, powstawały projekty dokumentów, toczono konsultacje. Równolegle rozwijało się orzecznictwo europejskie, które dawało krajowym regulacjom coraz mocniejsze tło.
Odroczenia miały też uboczny skutek: część przedsiębiorców przyzwyczaiła się do działania według starych zasad i nie przygotowała się na zmianę. Kiedy mechanizm zaczął być realnie egzekwowany od 2022 r. – dla wielu było to zaskoczenie.
Co tak naprawdę się zmieniło – filozofia, nie tylko przepis
Tu jest sedno, które warto zrozumieć, zanim wejdzie się w szczegóły przepisów.
W starym modelu ciężar analizy spoczywał przede wszystkim na podatniku zagranicznym. To on musiał spełniać warunki preferencji. Polska spółka odgrywała rolę technicznego pośrednika: zebrała dokumenty, sprawdziła, zastosowała (albo nie) preferencję.
W nowym modelu ciężar przesuwa się na płatnika – czyli na polską spółkę. To ona musi:
- przeprowadzić weryfikację warunków z należytą starannością,
- ocenić, czy odbiorca jest rzeczywistym właścicielem należności,
- zadecydować, czy istnieje wystarczająca podstawa do zastosowania preferencji,
- a jeżeli przekroczono próg 2 mln zł – skorzystać z jednego z instrumentów (oświadczenie albo opinia) albo pobrać podatek.
Jeżeli płatnik zastosuje preferencję bez należytej podstawy – odpowiada za niepobrany podatek, plus odsetki, plus ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej. Odpowiadają konkretne osoby w zarządzie, nie abstrakcyjna spółka.
To jest fundamentalna zmiana. Polska spółka córka przestała być technicznym wykonawcą dyspozycji centrali. Stała się podmiotem, który musi samodzielnie ocenić ryzyko i podjąć decyzję – z pełną świadomością konsekwencji.
Próg 2 mln zł – jak go rozumieć?
Próg 2 000 000 zł liczony jest odrębnie dla każdego podatnika (odbiorcy) i odrębnie dla każdego roku podatkowego. Oznacza to, że jeżeli polska spółka wypłaca dywidendy do jednej zagranicznej spółki matki i jednocześnie odsetki od pożyczki do tej samej spółki to obie te kwoty wliczają się do jednego progu.
Poniżej progu płatnik nadal może stosować preferencję bezpośrednio przy wypłacie. Ale musi to robić z należytą starannością. Certyfikat rezydencji jest już niezbędnym warunkiem minimum a nie warunkiem wystarczającym.
Przekroczenie progu nie oznacza, że podatek jest definitywny. Oznacza, że uruchamia się tryb, w którym preferencja wymaga dodatkowego zabezpieczenia.
Co to oznacza dla zagranicznej centrali?
Dla niemieckiej spółki matki, która od lat otrzymuje dywidendy z polskiej spółki bez podatku u źródła, zmiana może wydawać się abstrakcyjna. W praktyce ma bardzo konkretne konsekwencje.
Po pierwsze: polska spółka córka może zadać pytanie, którego dotychczas nie zadawała. „Czy mamy wystarczającą dokumentację, żeby zastosować preferencję?” Jeżeli odpowiedź brzmi „nie jesteśmy pewni” to może pobrać podatek. Nie dlatego, że chce, ale dlatego, że ponosi odpowiedzialność (polska spółka ma również możliwość niepobierania podatku u źródła i są ku temu konkretne procedury ale o tym w kolejnych wpisach).
Po drugie: jeżeli podatek zostanie pobrany, centrala może go odzyskać ale przez procedurę zwrotu. Składa wniosek, dołącza dokumentację, czeka. Ustawowy termin na rozpatrzenie wniosku to 6 miesięcy. W praktyce może trwać dłużej. A przez cały ten czas pieniądze są zamrożone w polskim fiskusie.
To problem płynnościowy, który może być odczuwalny przy dużych wypłatach.
Gdzie jesteśmy dziś?
Mechanizm obowiązuje w pełni od 2022 r. i jest realnie egzekwowany. Niestety nie bez zgrzytów.MF wydał finalne objaśnienia podatkowe dotyczące klauzuli rzeczywistego właściciela w lipcu 2025 r. (wcześniej były dwa projekty, dość mocno różniące się w niektórych kwestiach). Jest to dokument rangi objaśnień w rozumieniu art. 14a Ordynacji podatkowej, który daje formalną ochronę zarówno podatnikom, jak i płatnikom. W listopadzie 2024 r. wydane zostały dwie interpretacje ogólne – osobno dla dywidend i osobno dla odsetek i należności licencyjnych.Pojawiają się kolejne wyroki sądów administracyjnych – bywa, że sprzeczne ze sobą. Lubelski urząd skarbowy (wyspecjalizowany urząd mający za zadanie wydawać tzw. opinie o stosowaniu preferencji) wydaje kolejne opinie. Albo i nie wydaje, pomimo, że stan faktyczny jest identyczny ze stanem faktycznym innej spółki z grupy kapitałowej, która przed kilkoma miesiącami taką opinię otrzymałą. Organy podatkowe mają coraz lepsze narzędzia analityczne do identyfikacji płatności zagranicznych wymagających weryfikacji.To nie jest temat, który czeka na doprecyzowanie w przyszłości. On jest aktywnie interpretowany i egzekwowany tu i teraz.
W ramach bloga będę cyklicznie zamieszczał wpisy dotyczące WHT po to, żeby rozebrać ten temat na części pierwsze: od mechanizmu pay & refund, przez beneficial owner, należytą staranność, orzecznictwo krajowe i europejskie, interpretacje ogólne i finalne objaśnienia MF, aż po to, co zrobić, gdy urząd zapuka. Z myślą o polskich spółkach ale przede wszystkim o zagranicznych centralach, które chcą rozumieć nie tylko co grozi ale też jak można się sensownie zabezpieczyć.
Pracuję w standardzie, który przedsiębiorcy znają z największych firm doradczych, ale jednocześnie w modelu bardziej bezpośrednim, uważnym i elastycznym. Mówię jasno, działam konkretnie i nie buduje dystansu tam, gdzie potrzebne jest to, co ludzkie – zaufanie i spokój.
Ważną częścią mojej praktyki jest także praca w środowisku międzynarodowym, w tym jasna, biznesowa komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi – w języku niemieckim i angielskim. Zapewniam nie tylko ekspercki poziom merytoryczny, ale też coś równie ważnego: poczucie, że nad złożoną sprawą naprawdę ktoś panuje.
Bo w wymagających projektach klienci nie potrzebują tylko eksperta od podatków – potrzebują partnera, który potrafi złożyć skomplikowane elementy w logiczną całość i nadać decyzjom właściwy kierunek.
Mogą Cię zainteresować
Publikacje
Opinia o stosowaniu preferencji – kiedy warto poczekać 6 miesięcy?
13.05.2026
Publikacje
Czy działalność handlowa i transportowa rzeczywiście wyklucza decyzję o wsparciu w PSI?
10.05.2026
Publikacje
Czy wydatki na infrastrukturę okołoprodukcyjną mogą być kosztem kwalifikowanym w PSI?
05.05.2026
