Pay & Refund: Wie Polen die Spielregeln bei der Quellensteuer verändert hat

Lange Zeit war das Modell einfach. Eine polnische Gesellschaft sollte eine Dividende an ihre ausländische Muttergesellschaft ausschütten. Die Buchhaltung besorgte eine Steueransässigkeitsbescheinigung, prüfte, ob die Voraussetzungen des einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommens oder der Richtlinie erfüllt waren, und zahlte – wenn alles stimmte – den Betrag ohne Quellensteuerabzug oder mit einem ermäßigten Satz aus. Quellensteuerentlastung. Die polnische Gesellschaft agierte als technische Mittlerin im gesamten Vorgang: Sie holte die Bescheinigung ein, glich sie mit der einschlägigen Vorschrift ab und behielt die Steuer entweder ein oder nicht.

Dieses Modell funktionierte – und in einfachen, klar strukturierten Verhältnissen funktionierte es recht gut. Das Problem war, dass polnische und europäische Konzernstrukturen schon lange nicht mehr einfach waren.

Warum musste das System geändert werden?

In den Jahren 2015 bis 2018 wuchs auf europäischer und globaler Ebene eine Debatte darüber, wie Unternehmensgruppen Dividenden- und Zinsbefreiungen mithilfe von Durchleitungsgesellschaften nutzten. In vielen Fällen sah das Muster ähnlich aus: Eine Zahlung floss an eine Holdinggesellschaft in einem Staat mit günstiger steuerlicher Behandlung, von wo aus sie – nach kurzer Zeit – an den eigentlichen Begünstigten weitergeleitet wurde, der häufig in einem Staat außerhalb der EU oder in einem Staat ansässig war, mit dem Polen kein günstiges Doppelbesteuerungsabkommen unterhielt.

Die Durchleitungsgesellschaft verfügte über eine EU-Steueransässigkeitsbescheinigung. Sie erfüllte formal die Voraussetzungen der Richtlinie. Sie hatte eine Adresse, ein Bankkonto und Geschäftsführer auf dem Papier. Ihre Rolle beschränkte sich jedoch ausschließlich darauf, die Zahlung weiterzuleiten.

Im Februar 2019 erließ der Gerichtshof der Europäischen Union eine Reihe von Urteilen in dänischen Steuersachen (darunter C-116/16 und C-117/16 zu Dividenden sowie C-115/16, C-118/16 und weitere zu Zinsen), die einen europäischen Rahmen für die Bekämpfung solcher Gestaltungen schufen. Die polnische Reform aus dem Jahr 2018 kam diesen Urteilen zuvor, bewegte sich jedoch in dieselbe Richtung: Eine formale Steueransässigkeitsbescheinigung reichte nicht mehr aus.

Die Reform vom 23. Oktober 2018 – was hat sich genau geändert?

Das Gesetz vom 23. Oktober 2018 zur Änderung des Körperschaftsteuergesetzes führte in das polnische System den Mechanismus ein, der gemeinhin als Pay & Refund bezeichnet wird. Seine Logik ist die Umkehrung des bisherigen Modells.

Nach dem alten System: Der Einbehalter beurteilte die Voraussetzungen, wandte die Präferenz an und war – wenn er dies korrekt tat – von weiteren steuerlichen Verpflichtungen befreit.

Nach dem neuen System: Übersteigt der Gesamtbetrag der an einen einzigen ausländischen Steuerpflichtigen geleisteten Zahlungen aus quellensteuerpflichtigen Titeln (vor allem Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und ausgewählte Dienstleistungen) im Steuerjahr 2.000.000 PLN, ist der Einbehalter grundsätzlich verpflichtet, auf den die Schwelle übersteigenden Betrag Quellensteuer zum Regelsteuersatz einzubehalten. Die Präferenz — Befreiung oder ermäßigter Satz – bleibt weiterhin möglich, aber nicht mehr automatisch. Sie setzt die Nutzung eines von zwei Instrumenten voraus: entweder die Abgabe einer WH-OSC-Erklärung durch den Vorstand der polnischen Gesellschaft oder die vorherige Einholung einer Auskunft der Finanzbehörde.

Die Regelsteuersätze betragen 19 % für Dividenden und 20% für Zinsen und Lizenzgebühren. Diese Sätze werden angewendet, wenn die Präferenz nicht abgesichert ist.

Die wiederholten Aufschiebungen und ihre Folgen

Die Vorschriften traten zwar in Kraft, ihre Anwendung wurde jedoch durch Verordnungen des Finanzministers wiederholt aufgeschoben. Die Aufschiebungen erstreckten sich auf aufeinanderfolgende Jahre – 2019, 2020, 2021. Jedes Mal wartete die Beratungsbranche und warteten die Unternehmen auf eine Klarstellung der Regeln, da die Vorschriften erhebliche Auslegungszweifel aufwarfen.

Diese Zeit war jedoch keine verlorene Zeit (wenngleich das aus Sicht von Steuerpflichtigen, die Auseinandersetzungen mit den Behörden führten, eine kontroverse These sein mag). Das Finanzministerium arbeitete an Erläuterungen, Dokumentenentwürfe wurden erstellt, Konsultationen wurden geführt. Parallel dazu entwickelte sich die europäische Rechtsprechung weiter und lieferte den nationalen Regelungen einen immer belastbareren Hintergrund.

Die Aufschiebungen hatten auch eine Nebenwirkung: Ein Teil der Unternehmen gewöhnte sich daran, nach den alten Regeln zu handeln, und bereitete sich nicht auf die Änderung vor. Als der Mechanismus ab 2022 tatsächlich durchgesetzt wurde, wurden viele davon unvorbereitet getroffen.

Was sich wirklich geändert hat — die Philosophie, nicht nur die Vorschrift

Dies ist der Kern, den man verstehen sollte, bevor man in die Einzelheiten der Vorschriften eintaucht.

Nach dem alten Modell lag die Analysepflicht vor allem beim ausländischen Steuerpflichtigen. Er musste die Voraussetzungen für die Präferenz erfüllen. Die polnische Gesellschaft spielte die Rolle einer technischen Mittlerin: Sie sammelte die Dokumente, prüfte sie und wandte die Präferenz an (oder nicht).

Nach dem neuen Modell verlagert sich die Last auf den Einbehalter – also auf die polnische Gesellschaft. Sie muss:

• die Voraussetzungen mit gebotener Sorgfalt prüfen,
• beurteilen, ob der Empfänger als wirtschaftlich Berechtigter der Zahlung anzusehen ist,
• entscheiden, ob eine ausreichende Grundlage für die Anwendung der Präferenz besteht, und
• wenn die Schwelle von 2 Mio. PLN überschritten ist, entweder eines der verfügbaren Instrumente nutzen (die Erklärung oder die Auskunft) oder Steuer einbehalten.

Wendet der Einbehalter die Präferenz ohne ausreichende Grundlage an, haftet er für die nicht einbehaltene Steuer zuzüglich Zinsen sowie trägt das Risiko der Steuerstrafbarkeit. Konkrete Vorstandsmitglieder haften persönlich – nicht die Gesellschaft in abstracto.

Dies ist eine grundlegende Veränderung. Die polnische Tochtergesellschaft ist nicht mehr technische Ausführende der Anweisungen der Zentrale. Sie ist zu einem Rechtssubjekt geworden, das das Risiko eigenständig beurteilen und eine Entscheidung treffen muss – in vollem Bewusstsein der Konsequenzen.

Die Schwelle von 2 Mio. PLN – wie ist sie zu verstehen?

Die Schwelle von 2.000.000 PLN wird gesondert für jeden Steuerpflichtigen (Empfänger) und gesondert für jedes Steuerjahr berechnet. Das bedeutet: Zahlt eine polnische Gesellschaft an eine einzige ausländische Muttergesellschaft Dividenden und gleichzeitig Zinsen auf ein Darlehen derselben Gesellschaft, werden beide Beträge zu einer einzigen Schwelle zusammengerechnet.

Unterhalb der Schwelle kann der Einbehalter die Präferenz weiterhin direkt bei der Auszahlung anwenden. Er muss dies jedoch mit gebotener Sorgfalt tun. Eine Steueransässigkeitsbescheinigung ist ein notwendiges Mindesterfordernis – sie stellt keine hinreichende Bedingung mehr dar.

Das Überschreiten der Schwelle bedeutet nicht, dass die Steuer endgültig ist. Es bedeutet, dass ein Regime ausgelöst wird, in dem die Präferenz zusätzlicher Absicherung bedarf.

Was bedeutet das für die ausländische Muttergesellschaft?

Für eine deutsche Muttergesellschaft, die seit Jahren Dividenden von ihrer polnischen Tochtergesellschaft ohne Quellensteuerabzug erhält, mag die Änderung abstrakt erscheinen. In der Praxis hat sie sehr konkrete Konsequenzen.

Erstens: Die polnische Tochtergesellschaft kann eine Frage stellen, die sie bislang nie gestellt hat: „Haben wir ausreichende Dokumentation, um die Präferenz anzuwenden?“ Wenn die Antwort lautet „das ist nicht sicher“, kann sie die Steuer einbehalten. Nicht weil sie es möchte, sondern weil sie die Haftung trägt – wobei der polnischen Gesellschaft auch Verfahren zur Verfügung stehen, um auf den Steuereinbehalt zu verzichten, auf die in den folgenden Beiträgen eingegangen wird.

Zweitens: Wird die Steuer einbehalten, kann die Muttergesellschaft sie zurückfordern – allerdings über ein Erstattungsverfahren. Sie muss einen Antrag stellen, Unterlagen beifügen und warten. Die gesetzliche Bearbeitungsfrist beträgt sechs Monate. In der Praxis kann es länger dauern. Und während dieser gesamten Zeit sind die Mittel beim polnischen Fiskus eingefroren.

Dies ist ein Liquiditätsproblem, das bei größeren Ausschüttungen spürbar werden kann.

Wo stehen wir heute?

Der Mechanismus ist seit 2022 vollständig in Kraft und wird aktiv durchgesetzt – wenn auch nicht ohne Reibungspunkte.

Das Finanzministerium veröffentlichte seine endgültigen Erläuterungen zur Beneficial-Owner-Klausel im Juli 2025 (denen zwei Entwürfe vorausgegangen waren, die sich in einigen Punkten erheblich voneinander unterschieden). Dieses Dokument hat den Status von Erläuterungen im Sinne von Art. 14a der Abgabenordnung und gewährt sowohl Steuerpflichtigen als auch Einbehaltern formellen Schutz. Im November 2024 wurden zwei allgemeine Steuerbescheide erlassen – einer für Dividenden und einer für Zinsen und Lizenzgebühren.

Neue Urteile der Verwaltungsgerichte werden laufend veröffentlicht – bisweilen in Widerspruch zueinander. Das Lubliner Finanzamt – das Spezialfinanzamt, das für die Erteilung von Auskünften über die Anwendung von Präferenzen zuständig ist – erteilt seine Auskünfte. Oder erteilt sie nicht, obwohl der Sachverhalt identisch ist mit dem Sachverhalt einer anderen Konzerngesellschaft, die eine solche Auskunft einige Monate zuvor erhalten hat. Die Finanzbehörden verfügen über immer ausgefeiltere Analyseinstrumente zur Identifizierung grenzüberschreitender Zahlungen, die einer Überprüfung bedürfen.

Dies ist kein Thema, das auf künftige Klarstellungen wartet. Es wird aktiv ausgelegt und durchgesetzt – hier und jetzt.

Im Rahmen dieses Blogs werde ich regelmäßig Beiträge zum Thema Quellensteuer veröffentlichen, um das Thema Schritt für Schritt zu durchleuchten: vom Pay-&-Refund-Mechanismus über den wirtschaftlich Berechtigten, die gebotene Sorgfalt, die nationale und europäische Rechtsprechung, die allgemeinen Bescheide und die endgültigen Erläuterungen des Finanzministeriums bis hin zur Frage, was zu tun ist, wenn die Behörden anklopfen. Gedacht für polnische Gesellschaften — vor allem aber für ausländische Muttergesellschaften, die nicht nur verstehen wollen, welche Risiken drohen, sondern auch, wie man sich sinnvoll absichern kann.