Wann findet das Pay-&-Refund-Verfahren tatsächlich Anwendung?

Eines der häufigsten Missverständnisse in Gesprächen über die polnische Quellensteuer ist die Gleichsetzung zweier Konzepte, die miteinander zusammenhängen, aber nicht identisch sind. Das erste ist der allgemeine Anwendungsbereich der polnischen Quellensteuer – der Katalog der Zahlungen, auf die Polen Quellensteuer erhebt. Das zweite ist der spezifische Pay-&-Refund-Mechanismus – ein besonderes Erhebungs- und Erstattungsverfahren, das ausgelöst wird, sobald eine bestimmte Schwelle überschritten wird.

Der Unterschied hat sehr konkrete praktische Bedeutung. Jede dieser Fragen unterliegt eigenen Regeln, betrifft unterschiedliche Parteien und erzeugt unterschiedliche Pflichten. Ihre Verwechslung führt entweder zu übertriebener Besorgnis („Das Pay-&-Refund-Verfahren gilt für jede Auslandszahlung„) oder zu falscher Sicherheit („Da ich kein Pay-&-Refund-Verfahren habe, bin ich von der Quellensteuer nicht betroffen„).

Was die polnische Quellensteuer erfasst – der allgemeine Anwendungsbereich

Die polnische Quellensteuer erfasst einen breiten Katalog von Zahlungen polnischer Steuerpflichtiger an Gebietsfremde. Die maßgeblichen Rechtsgrundlagen sind Art. 21 Abs. 1 und Art. 22 Abs. 1 des Körperschaftsteuergesetzes.

Art. 22 Abs. 1 erfasst Dividenden und sonstige Einkünfte aus der Beteiligung an Gewinnen juristischer Personen. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %.

Art. 21 Abs. 1 erfasst eine Reihe weiterer Kategorien:

• Zinsen, einschließlich Darlehens- und Kreditzinsen (Satz: 20%),
• Lizenzgebühren: Urheberrechte, Markenrechte, Muster, Patente, Know-how, Software sowie die Nutzung von Betriebs- und Handelsausrüstungen (Satz: 20%),
• Vergütungen für Tätigkeiten im Bereich Veranstaltungen, Unterhaltung oder Sport (Satz: 20%),
• sowie – und hier beginnt die polnische Besonderheit – Beratungs-, Buchhaltungs-, Marktforschungs-, Rechts-, Werbe-, Management- und Kontroll-, Datenverarbeitungs-, Personalvermittlungs-, Garantie- und Bürgschaftsleistungen sowie Leistungen ähnlicher Art (Satz: 20%).

Diese letzte Kategorie ist im europäischen Vergleich ungewöhnlich. Die Zins- und Lizenzgebührenrichtlinie erfasst keine Dienstleistungen. Das OECD-Musterabkommen schreibt das Besteuerungsrecht für Diensteinkünfte grundsätzlich dem Ansässigkeitsstaat des Leistungserbringers zu. Polen behält sich ein eigenes Quellenbesteuerungsrecht für diese Leistungen vor – ein Recht, das durch ein konkretes Doppelbesteuerungsabkommen ausgeschlossen werden kann (aber nicht immer wird).

Dies bedeutet, dass der Anwendungsbereich der polnischen Quellensteuer weiter ist als in vielen anderen EU-Mitgliedstaaten – und dass die Analyse nicht nur Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren umfassen muss, sondern auch Management Fees, Beratungsleistungen, Compliance-, IT- und HR-Vergütungen. Hierzu mehr in den folgenden Folgen.

Was der Pay-&-Refund-Mechanismus ist und was er genau erfasst

Der Pay-&-Refund-Mechanismus ist ein besonderes Verfahren, das in Art. 26 Abs. 2e des Körperschaftsteuergesetzes geregelt ist. Die Vorschrift bestimmt, dass der Einbehalter verpflichtet ist, Quellensteuer zum Regelsteuersatz auf den die Schwelle übersteigenden Betrag einzubehalten, wenn der Gesamtbetrag der an denselben Steuerpflichtigen im Steuerjahr geleisteten Zahlungen aus den in Art. 21 Abs. 1 Nr. 1 (insbesondere Zinsen und Lizenzgebühren) sowie Art. 22 Abs. 1 (Dividenden) genannten Titeln 2.000.000 PLN übersteigt.

Bedeutsam ist, dass der Anwendungsbereich dieses Mechanismus enger ist als der allgemeine Katalog quellensteuerpflichtiger Zahlungen. Das Pay-&-Refund-Verfahren gilt ausschließlich für passive Zahlungen – vornehmlich Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren. Es findet hingegen keine Anwendung auf immaterielle Dienstleistungen im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Nr. 2a des Körperschaftsteuergesetzes, auch wenn diese nach den allgemeinen Regeln der Quellensteuer unterliegen können.

In der Praxis bedeutet dies, dass immaterielle Dienstleistungen zwar stets einer Einzelfallprüfung im Hinblick auf Quellensteuer-Pflichten bedürfen (insbesondere im Kontext des einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommens), jedoch nicht dem Pay-&-Refund-Mechanismus unterfallen und nicht von der 2-Millionen-PLN-Schwelle erfasst werden (sofern die betreffende Zahlung nicht als Lizenzgebühr oder sonstige unter Art. 21 Abs. 1 Nr. 1 des Körperschaftsteuergesetzes fallende Vergütung einzustufen ist). Das praktische Risikogewicht dieses Mechanismus konzentriert sich damit auf passive Zahlungen – die zugleich am häufigsten Anspruch auf Befreiungen oder Präferenzen nach EU-Richtlinien und Doppelbesteuerungsabkommen haben.

Die Schwelle von 2 Mio. PLN – wie wird sie berechnet?

Die Schwelle von 2.000.000 PLN wird berechnet:

• gesondert für jeden Steuerpflichtigen (jeden ausländischen Empfänger),
• bezogen auf das Steuerjahr des Einbehalters (nicht das Kalenderjahr, sofern das Steuerjahr abweicht), und
• kumulativ für alle Kategorien der an denselben Empfänger geleisteten Zahlungen im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Nr. 1 und Art. 22 Abs. 1.

Dieser letzte Punkt ist von besonderer Bedeutung. Zahlt eine polnische Gesellschaft an dieselbe ausländische Muttergesellschaft eine Dividende (z. B. 1,5 Mio. PLN) und Zinsen auf ein Konzerndarlehen (z. B. 0,8 Mio. PLN), beläuft sich der Gesamtbetrag auf 2,3 Mio. PLN und die Schwelle ist überschritten — ungeachtet dessen, dass keine der beiden Kategorien für sich genommen die Schwelle übersteigt.

Die Schwelle gilt nicht als Jahresgesamtbetrag für alle Empfänger zusammen – sie wird individuell für jeden Steuerpflichtigen beurteilt. Zahlt eine Gesellschaft Dividenden an zehn verschiedene ausländische Gesellschafter von je 500.000 PLN, wird keine Schwelle überschritten, auch wenn der Gesamtbetrag der Zahlungen 5 Mio. PLN beträgt.

Was unterhalb der Schwelle gilt

Unterhalb der Schwelle von 2 Mio. PLN kann der Einbehalter grundsätzlich Quellensteuer-Präferenzen – Befreiung oder ermäßigter Satz – direkt bei der Auszahlung anwenden. Die Abgabe einer WH-OSC-Erklärung oder die Einholung einer Auskunft über die Anwendung der Präferenz ist nicht erforderlich.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Präferenzen automatisch angewendet werden können. Die Vorschriften verpflichten den Einbehalter zur Einhaltung der gebotenen Sorgfalt bei der Überprüfung der Voraussetzungen ihrer Anwendung. Eine Steueransässigkeitsbescheinigung stellt lediglich ein Grundelement der Dokumentation dar und ist als solche grundsätzlich nicht ausreichend, um die Berechtigung zur Befreiung oder zum ermäßigten Satz zu belegen.

Unterhalb der Schwelle gibt es kein Pay-&-Refund-Verfahren im technischen Sinne. Die allgemeine Quellensteuerpflicht gilt jedoch ab dem ersten Zloty. Sind die Voraussetzungen für eine Präferenz nicht erfüllt, ist Quellensteuer einzubehalten – unabhängig vom Zahlungsbetrag.

Die Annahme, dass „wir unter 2 Mio. PLN liegen und daher kein Problem haben„, ist damit unzutreffend. Ein Problem kann durchaus bestehen – es erfordert lediglich einen anderen Lösungsansatz.

Zwei Wege oberhalb der Schwelle

Sobald die Schwelle von 2 Mio. PLN überschritten ist, stehen dem Einbehalter zwei Möglichkeiten zur Anwendung einer Präferenz offen:

• Der erste Weg: Abgabe einer WH-OSC-Erklärung. Der durch den Leiter der Einheit vertretene Einbehalter erklärt, dass er die Überprüfung mit gebotener Sorgfalt durchgeführt hat und dass die Voraussetzungen für die Präferenz erfüllt sind.
• Der zweite Weg: Einholung einer Auskunft über die Anwendung der Präferenz. Die Finanzbehörde analysiert auf Antrag des Steuerpflichtigen oder des Einbehalters die Situation und bestätigt (oder verweigert die Bestätigung), dass die Präferenz zusteht. Das Verfahren dauert bis zu sechs Monate in der Theorie – in der Praxis warten Antragsteller im Durchschnitt fast doppelt so lang.

Weitere Einzelheiten zu beiden Verfahren folgen in den nächsten Folgen.

Macht der Einbehalter von keinem der beiden Wege Gebrauch, sollte er Quellensteuer zum Regelsteuersatz einbehalten, die Mittel an das Finanzamt abführen und dem ausländischen Steuerpflichtigen die Möglichkeit belassen, anschließend einen Erstattungsantrag zu stellen.

Eine praktische Übersicht für jede Gesellschaft

Bevor eine polnische Gesellschaft damit beginnt zu analysieren, welcher Weg in ihrem konkreten Fall geeignet ist, lohnt es sich, einige strukturierende Fragen zu beantworten:

• Welche Kategorien von Zahlungen wurden im letzten Steuerjahr ins Ausland geleistet? (Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren, Dienstleistungen, sonstiges?)
• An wie viele verschiedene ausländische Unternehmen?
• Wie hoch war der Gesamtbetrag der Zahlungen an jeden dieser Empfänger?
• Hat einer dieser Empfänger die Schwelle von 2 Mio. PLN überschritten?
• Wurden Präferenzen angewendet? Auf welcher Grundlage?
• Welche Dokumentation ist vorhanden?

Dies ist die Übersicht, die vorliegen sollte, bevor eine Diskussion darüber beginnt, ob ein WH-OSC erforderlich ist oder ob eine Steueransässigkeitsbescheinigung ausreicht. In jeder Gesellschaft sieht diese Übersicht etwas anders aus – und von ihr hängt ab, welche Instrumente tatsächlich benötigt werden.

Das Verständnis dieser Struktur ist die Grundlage für alles, was folgt.