Stellungnahme zur Anwendung von Präferenzen – wann lohnt es sich, 6 Monate zu warten?

Bei der Quellensteuer gibt es schnelle Entscheidungen und sicherere Entscheidungen. Die Erklärung WH-OSC – die ausschließlich für ausländische Steuerpflichtige in Form von juristischen Personen eingereicht wird – gehört zur ersten Kategorie. Die Stellungnahme zur Anwendung von Präferenzen gehört zur zweiten. Sie ist nicht immer die beste Lösung, da sie Zeit, Unterlagen, Gebühren und Geduld erfordert. In vielen Konzernstrukturen kann sie jedoch das Element sein, das die Unsicherheit der Geschäftsführung in einen Prozess verwandelt, der sich kontrollieren lässt.

Wenn der Pay-and-Refund-Mechanismus die Sichtweise verändert

Das einfachste Beispiel sieht folgendermaßen aus: Ein polnisches Unternehmen zahlt jedes Jahr eine Dividende an eine ausländische Muttergesellschaft. Der Betrag übersteigt regelmäßig 2 Mio. PLN. Die Zentrale geht davon aus, dass eine Befreiung von der Quellensteuer selbstverständlich ist, da sie 100 % der Anteile hält, über eine Ansässigkeitsbescheinigung verfügt und in der Europäischen Union tätig ist. Die polnische Geschäftsführung sieht die Sache anders. Sie weiß, dass sich die Funktionsweise des Pay-and-Refund-Mechanismus ändert, sobald der Schwellenwert überschritten wird. Entweder muss die Steuer erhoben werden, oder es muss eines der Instrumente angewendet werden, die es ermöglichen, die Präferenz bei der Ausschüttung aufrechtzuerhalten.

Eines dieser Instrumente ist eben die Stellungnahme zur Anwendung der Präferenz. In der Praxis handelt es sich dabei um eine behördliche Bestätigung, dass im dargestellten Sachverhalt oder bei einem zukünftigen Ereignis eine Befreiung gewährt, keine Steuer erhoben oder ein Vorzugssatz für die Quellensteuer angewendet werden kann. Den Antrag kann entweder der Steuerpflichtige, also der ausländische Zahlungsempfänger, oder der Abzugsverpflichtete, also das polnische Unternehmen, stellen. Dies ist wichtig, da in Unternehmensgruppen die Interessen beider Seiten häufig zusammenfallen: Die Zentrale möchte die Zahlung ohne Steuerabzug erhalten, und das polnische Unternehmen möchte eine Grundlage für ein sicheres Handeln als Abzugsverpflichteter haben.

Zuständigkeit der Behörde – eine Stelle für alle Anträge

Die Zuständigkeit der Behörde sollte genau beschrieben werden. Die zuständige Behörde für Stellungnahmen zur Anwendung von Präferenzen ist der Leiter des Finanzamtes Lublin in Lublin – und dies gilt für alle Antragsteller, unabhängig von ihrem Sitz, ihrer Größe oder davon, welches Finanzamt für ihre laufenden Steuerabrechnungen zuständig ist. Diese Zuständigkeit wurde zentralisiert und ist dauerhaft. Es handelt sich also weder um eine private Stellungnahme eines Beraters noch um eine allgemeine Auslegung, sondern um eine individuelle Entscheidung einer konkreten Behörde bezüglich einer konkreten Zahlung und konkreter Bedingungen.

Frist und Gebühr – was bei der Planung zu berücksichtigen ist

Die gesetzliche Frist für die Erteilung der Stellungnahme beträgt grundsätzlich 6 Monate. Für Unternehmen ist das eine lange Zeit. Wenn die Entscheidung über die Auszahlung im Mai getroffen wird und die Mittel im Juni ausgezahlt werden sollen, löst die Stellungnahme das Problem nicht sofort. Wenn die Gruppe jedoch weiß, dass ähnliche Zahlungen wiederholt anfallen werden, sind die 6 Monate nicht mehr nur ein Kostenfaktor. Sie werden zu einer Zeit, die dazu dient, die Unterlagen zu ordnen, die Struktur zu überprüfen und eine formelle Bestätigung für die Zukunft zu erhalten.

Für den Antrag fällt eine Gebühr in Höhe von 2.000 PLN für jeden Sachverhalt oder jedes zukünftige Ereignis an, das Gegenstand des Antrags ist. Wenn ein Unternehmen verschiedene Zahlungsarten – beispielsweise Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren – in einem einzigen Verfahren abdecken möchte, erhöht sich die Gebühr entsprechend. Die Gebühr selbst ist in der Regel nicht der größte Kostenfaktor des Projekts, doch es lohnt sich, sie im Auge zu behalten, da sie verdeutlicht, dass es sich bei der Stellungnahme um ein formalisiertes Instrument handelt und nicht um eine einfache Anfrage bei der Behörde.

Was die Stellungnahme nicht leistet – die Beneficial-Owner-Klausel im Mittelpunkt

Es ist wichtig, genau zu verstehen, was die Stellungnahme nicht leistet. Sie korrigiert keine Struktur, die die Voraussetzungen für eine Befreiung nicht erfüllt. Sie ersetzt nicht die wirtschaftliche Substanz eines ausländischen Empfängers. Sie bietet keinen Schutz, wenn sich nach ihrer Erteilung wesentliche Umstände geändert haben. Die Stellungnahme wird für einen konkreten Sachverhalt oder ein zukünftiges Ereignis ausgestellt. Wenn im Antrag eine deutsche Muttergesellschaft beschrieben wird, die operative Tätigkeiten ausübt, Mitarbeiter beschäftigt und selbst über die Dividende verfügt, schützt die Stellungnahme nicht automatisch eine Situation, in der ein Jahr später eine Holdinggesellschaft in einem anderen Land zum Empfänger wird, die keine Mitarbeiter beschäftigt und zur Weiterleitung der Mittel verpflichtet ist.

Dies ist insbesondere nach den abschließenden Erläuterungen des Finanzministeriums vom 3. Juli 2025 zur Beneficial-Owner-Klausel von Bedeutung. Die Erläuterungen präzisieren die Herangehensweise an den wirtschaftlichen Eigentümer und zeigen, dass die Behörde nicht nur formale Dokumente, sondern auch die wirtschaftlichen Zusammenhänge der Zahlungsströme berücksichtigt. Erhält der Empfänger die Forderung zu seinem eigenen Vorteil? Kann er selbstständig darüber verfügen? Ist er nicht verpflichtet, diese ganz oder teilweise weiterzuleiten? Betreibt er eine tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit im Land seines Sitzes, wenn die Zahlung mit dieser Tätigkeit in Zusammenhang steht? Bei der Stellungnahme sind diese Fragen kein Nebenaspekt. Sie stehen im Mittelpunkt.

Wann lohnt es sich, einen Antrag zu stellen?

Vor allem dann, wenn die Zahlungen regelmäßig erfolgen und es sich um nennenswerte Beträge handelt. Jährlich ausgezahlte Dividenden, vierteljährlich gezahlte Zinsen, monatlich abgerechnete Lizenzgebühren. Wenn der Konzern mehrere Jahre mit ähnlichen Zahlungsströmen vor sich hat, kann die Stellungnahme für Stabilität sorgen. Sie beseitigt zwar nicht alle Risiken, ermöglicht es jedoch, die wichtigsten einzudämmen: das Risiko, dass die Geschäftsführung bei jeder weiteren Auszahlung eine Entscheidung ausschließlich auf der Grundlage ihrer eigenen Einschätzung und ihrer eigenen Erklärung treffen muss.

Die zweite Situation betrifft Strukturen, in denen die Dokumentation zwar gut ist, das Thema jedoch sensibel ist. Beispiel: Eine Holdinggesellschaft in der EU hält Anteile an einer polnischen Gesellschaft, verfügt über eine eigene Geschäftsführung und übt tatsächliche Funktionen aus, ist jedoch weder ein Produktions- noch ein Vertriebsunternehmen. In einer solchen Situation kann die Geschäftsführung der polnischen Gesellschaft zu Recht fragen, ob das WH-OSC ausreichend sicher ist. Die Stellungnahme ermöglicht es, die Analyse von einer internen Notiz auf die Ebene einer formellen Beurteilung durch die Behörde zu heben.

Die dritte Situation betrifft die Beziehungen zu einer ausländischen Zentrale, die das polnische Quellensteuersystem nicht versteht. Dies ist ein häufiges Problem. Aus Sicht der Zentrale wird die Quellensteuer oft als lokale Formalität betrachtet. Aus Sicht des polnischen Abzugsverpflichteten handelt es sich um einen Bereich der Verantwortung der Geschäftsführung, des Steuerrisikos und oft auch des strafsteuerrechtlichen Risikos. Der Antrag auf eine Stellungnahme kann eine ordnende Funktion erfüllen. Er zwingt dazu, Unterlagen zusammenzustellen, die Zahlungsströme zu klären und festzustellen, wer innerhalb der Gruppe tatsächlich für bestimmte Funktionen verantwortlich ist.

Die Schutzwirkung der Stellungnahme – für wen und in welchen Grenzen

Die Schutzwirkung der Stellungnahme ist sowohl für den Abzugsverpflichteten als auch für den Steuerpflichtigen von Bedeutung. Wenn eine Stellungnahme erteilt wurde und der Sachverhalt nicht von dem im Antrag beschriebenen abweicht, hat das polnische Unternehmen eine stärkere Grundlage, keine Steuer zu erheben oder einen Vorzugssatz anzuwenden. Der ausländische Empfänger hat seinerseits eine größere Planungssicherheit hinsichtlich der Tatsache, dass die Zahlung nicht um die Quellensteuer gekürzt wird.

Die Frage des Schutzumfangs in Fällen, in denen der Antrag vom Steuerpflichtigen und nicht vom Abzugsverpflichteten gestellt wurde, erfordert Vorsicht. Die Vorschriften legen nicht eindeutig fest, inwieweit sich der Abzugsverpflichtete wirksam auf die vom Steuerpflichtigen eingeholte Stellungnahme stützen kann, und dieses Problem wird in der Praxis mitunter angefochten. Jeder Fall erfordert eine individuelle Prüfung – man sollte nicht davon ausgehen, dass eine auf Antrag eines ausländischen Empfängers ausgestellte Stellungnahme automatisch einen vollständigen Schutz für das polnische Unternehmen als Abzugsverpflichteten gewährleistet.

Das bedeutet nicht, dass eine Stellungnahme immer besser ist als ein WH-OSC. Bei einer einmaligen Zahlung, einem gut beschriebenen Sachverhalt und einer vollständigen Dokumentation kann eine Erklärung praktischer sein. Bei einer dringenden Transaktion kommt eine Stellungnahme einfach nicht rechtzeitig. Bei wiederkehrenden passiven Zahlungen lohnt es sich jedoch, sie nicht als administratives Hindernis, sondern als Teil der Compliance-Infrastruktur zu betrachten.

Ablehnung – ein Signal, nicht das Ende des Weges

Die Behörde kann die Abgabe einer Stellungnahme verweigern. Auch dies muss klar gesagt werden. Eine Ablehnung erfolgt insbesondere dann, wenn die Unterlagen unvollständig oder widersprüchlich sind oder nicht nachweisen lassen, dass die Voraussetzungen für die Präferenz erfüllt sind. Sie kann auch auf begründete Zweifel hinsichtlich des wirtschaftlichen Eigentümers, der Substanz des Empfängers oder des Risikos der Anwendung von Missbrauchsbekämpfungsklauseln zurückzuführen sein. Eine solche Ablehnung bedeutet nicht immer, dass die Präferenz definitiv nicht gewährt wird. Sie ist jedoch ein sehr deutliches Signal: Die Struktur oder die Dokumentation sind nicht überzeugend genug.

Die Ablehnung schließt den Rechtsweg nicht aus. Grundsätzlich kann sie im Widerspruchsverfahren und anschließend vor dem Verwaltungsgericht angefochten werden. Für die Wirtschaft ist dies eine wichtige, wenn auch nicht immer erfreuliche Information. Der Rechtsstreit über die Ablehnung kann andauern, und Zahlungen warten oft nicht. Daher lohnt es sich bereits bei der Vorbereitung des Antrags, diesen so zu behandeln, als wäre er ein Verteidigungsdokument in einem künftigen Rechtsstreit.

Wie man einen Antrag gut vorbereitet

In der Praxis ähnelt ein gut vorbereiteter Antrag auf eine Stellungnahme einer Verteidigungsakte (Defence File). Er sollte nicht nur die Ansässigkeitsbescheinigung und den Vertrag enthalten, sondern auch eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Empfängers, die Eigentümerstruktur sowie Informationen über die Geschäftsführung, die Mitarbeiter, die Vermögenswerte, die Finanzströme und die Art der Besteuerung der Vergütungen im Empfängerland. Je komplexer die Struktur, desto weniger reicht ein Standard-Dokumentenpaket aus.

Gültigkeit der Stellungnahme und Verpflichtung zur Überwachung von Änderungen

Die Stellungnahme hat zudem eine Gültigkeitsdauer. Gemäß den Vorschriften erlischt sie grundsätzlich nach 36 Monaten, kann jedoch bereits früher ihre Gültigkeit verlieren, wenn sich die tatsächlichen Umstände wesentlich ändern. In der Praxis muss daher überwacht werden, ob sich der Empfänger, die Finanzierungsstruktur, die Art der Nutzung des geistigen Eigentums, die Funktionen der Holdinggesellschaft oder die Verpflichtung zur Weiterleitung von Mitteln geändert haben.

Stellungnahme und Verfahren zur Erstattung der Quellensteuer

Es ist zudem sinnvoll, zwischen einer Stellungnahme und einem Antrag auf Erstattung der Quellensteuer zu unterscheiden. Wenn die Steuer bereits im Rahmen des Pay-and-Refund-Verfahrens einbehalten wurde, kann der Steuerpflichtige oder der Abzugsverpflichtete das Erstattungsverfahren einleiten. Die Stellungnahme zur Anwendung von Präferenzen betrifft im Wesentlichen die Möglichkeit, Präferenzen bei der Auszahlung anzuwenden. Sie kann jedoch eine ordnende Bedeutung für künftige Zahlungen und für die Beurteilung haben, ob die Struktur für weitere Auszahlungen ohne Steuerabzug bereit ist. Sie sollte nicht als einfacher Ersatz für das Rückerstattungsverfahren betrachtet werden, sondern als Instrument, das die Notwendigkeit einer Wiederholung eines solchen Szenarios in den folgenden Jahren verringern kann.

Eine gute Entscheidung in Bezug auf die Quellensteuer besteht selten darin, den schnellsten Weg zu wählen. Manchmal besteht sie darin, einen längeren Prozess im Voraus zu akzeptieren und dadurch einen wesentlich langwierigeren Rechtsstreit zu vermeiden. Die Stellungnahme zur Anwendung von Präferenzen ist genau ein solches Instrument. Nicht für jede Zahlung, nicht für jede Gruppe und nicht als automatisches Patentrezept. Doch dort, wo es um hohe Beträge und wiederkehrende Zahlungen geht und die Geschäftsführung das WH-OSC nicht allein auf der Grundlage von Intuition unterzeichnen möchte, lohnt es sich, sie sehr ernst zu nehmen.