Können Mitarbeiter eines Shared Services Centers ohne Risiko für die Steuerbefreiung in einer Sonderwirtschaftszone oder der Polnischen Investitionszone remote arbeiten?

In der Praxis arbeiten immer mehr Unternehmen im Dienstleistungssektor nach einem Modell, das noch vor einigen Jahren vielen als vorübergehend erschienen wäre. Ein Unternehmen verfügt über Büroflächen für 100 Personen, beschäftigt jedoch 400 oder 500 Mitarbeiter. Ein Teil der Belegschaft ist vor Ort tätig, ein Teil arbeitet im Hybrid-Modus, ein weiterer Teil nahezu vollständig remote.

Aus unternehmerischer Sicht überrascht dies kaum noch. Aus der Perspektive von Sonderwirtschaftszonen und der Polnischen Investitionszone kehrt die Frage jedoch regelmäßig wieder: Kann bei einem solchen Modell noch von einer Tätigkeit gesprochen werden, die auf dem Gebiet der Zone oder im Bereich der im Förderbescheid festgelegten Lokation ausgeübt wird?

Meiner Auffassung nach lautet die Antwort grundsätzlich: Ja. Die bloße Tatsache, dass Mitarbeiter eines Shared Services Centers remote arbeiten, sollte nicht automatisch zum Verlust der Steuerbefreiung führen. Es ist jedoch unbedingt erforderlich, zwei Dinge klar voneinander zu trennen: den Ort, von dem aus ein einzelner Mitarbeiter seine Aufgaben wahrnimmt, und den Ort, an dem das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit tatsächlich ausübt und organisiert.

Und genau diese Unterscheidung ist hier von entscheidender Bedeutung.

Nicht jede Heimadresse eines Mitarbeiters begründet eine neue Betriebsstätte

Bei produzierenden Unternehmen ist die Einschätzung vergleichsweise eindeutig. Es lässt sich leicht auf die Produktionshalle, die Fertigungslinie, das Werkslager oder den Betrieb hinweisen, in dem das Produkt hergestellt wird. Im Dienstleistungsbereich verhält es sich anders. Das Arbeitsergebnis ist häufig immaterieller Natur: Datenanalyse, Betreuung buchhalterischer Prozesse, HR-, IT-, Compliance-, Beschaffungs- oder Kundenbetreuungsleistungen. Derartige Dienstleistungen können mithilfe digitaler Werkzeuge erbracht werden, ohne dass das gesamte Team täglich physisch an einem Ort präsent sein muss.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Geschäftstätigkeit geographisch „zerläuft“ und aufhört, in der geförderten Betriebsstätte ausgeübt zu werden.

Meiner Einschätzung nach ist bei einem Shared Services Center der Ort der Geschäftstätigkeit weiter zu fassen: unter Berücksichtigung der Infrastruktur, der Prozessorganisation, der Unterstellungsverhältnisse der Mitarbeiter, des Ortes der Unternehmensführung und des tatsächlichen operativen Zentrums des Unternehmens. Verbleiben diese Elemente in der Sonderwirtschaftszone oder an der durch den Förderbescheid abgedeckten Lokation, sollte der bloße Umstand, dass ein Teil der Aufgaben von zu Hause aus wahrgenommen wird, die Steuerbefreiung nicht automatisch in Frage stellen.

Die Pandemie war der Beginn der Diskussion – nicht ihr Ende

Die erste Welle derartiger Fragen entstand selbstverständlich während der COVID-19-Pandemie. Zu jener Zeit war Remote-Arbeit eine Reaktion auf außerordentliche gesundheitliche Einschränkungen und die Notwendigkeit, die Betriebskontinuität zu gewährleisten. In dieser Phase ließ sich der Standpunkt noch vergleichsweise leicht vertreten, dass die vorübergehende Ausübung der Arbeit außerhalb des Büros keine Verlagerung der Tätigkeit aus der Zone bedeutet.

Heute befinden wir uns jedoch in einer anderen Situation. Remote- und Hybrid-Arbeit ist kein „Covid-bedingter Ausnahmefall“ mehr, sondern ein dauerhaftes Element der Arbeitsorganisation in vielen Dienstleistungsbranchen. Und genau deshalb ist es besonders bedeutsam, dass die jüngere Auslegungspraxis nicht beim Pandemieargument stehen geblieben ist.

In Einzelauskünften aus den Jahren 2023 und 2024 hat der Direktor der Nationalen Steuerinformationsbehörde (KIS) bestätigt, dass Remote- oder Hybrid-Arbeit der Mitarbeiter nicht zwangsläufig den Verlust des Anspruchs auf die Steuerbefreiung nach sich zieht. In beiden Fällen wurde hervorgehoben, dass die Geschäftstätigkeit trotz der außerhalb des Büros geleisteten Arbeit organisatorisch und operativ in der durch die Zonengenehmigung abgedeckten Betriebsstätte verankert geblieben war.

Dies ist ein wichtiger Hinweis. Er zeigt, dass die physische Abwesenheit eines Mitarbeiters vom Büro noch nicht darüber entscheidet, ob die Tätigkeit aufgehört hat, auf dem Gebiet der Sonderwirtschaftszone oder der Polnischen Investitionszone ausgeübt zu werden.

Dieser Ansatz ist nicht ohne Vorläufer

Interessanterweise ist diese Linie nicht völlig neu. Bereits zuvor wurden in der Praxis der Sonderwirtschaftszonen Situationen akzeptiert, in denen bestimmte funktional mit der Zonentätigkeit verbundene Maßnahmen außerhalb des Zonengebiets ausgeführt wurden, ohne dass die Steuerbefreiung automatisch entfiel. Dies betraf beispielsweise die Nutzung von Lagern außerhalb der Sonderwirtschaftszone oder die Durchführung bestimmter Servicetätigkeiten außerhalb des Zonengebiets.

Dieser Hintergrund ist auch für Shared Services Centers bedeutsam. Wenn im produzierenden Bereich eine funktionale Betrachtungsweise des Ortes der Geschäftstätigkeit akzeptiert wurde, fällt es umso schwerer zu vertreten, dass im Dienstleistungsbereich allein die physische Präsenz eines Mitarbeiters an einem bestimmten Schreibtisch ausschlaggebend sein soll.

Was in der Praxis tatsächlich entscheidend ist

Dies bedeutet selbstverständlich nicht, dass beliebige Gestaltungen zulässig sind. In Fällen dieser Art reicht es nicht aus zu sagen: „Wir haben Remote-Arbeit, also ist alles in Ordnung.“

Meiner Einschätzung nach kommt es auf vier Gruppen von Umständen besonders an.

Erstens: Wo befindet sich das tatsächliche Zentrum der Geschäftstätigkeit? Verfügt die durch die Genehmigung oder den Förderbescheid abgedeckte Lokation über eine funktionierende Büroinfrastruktur? Findet dort das Prozessmanagement, die Durchführung von Besprechungen, die Aufsicht sowie die organisatorische und operative Abwicklung statt? Ist es nach wie vor das eigentliche Zentrum der Tätigkeit – oder nur noch eine formale Adresse?

Zweitens: Sind die Mitarbeiter organisatorisch der geförderten Betriebsstätte zugeordnet? Die Tatsache, dass jemand drei oder vier Tage pro Woche von zu Hause arbeitet, ist noch nicht gleichbedeutend mit einer dauerhaften „Ablösung“ von der Betriebsstätte. Entscheidend ist, ob der Mitarbeiter ins Büro einbestellt werden kann, ob er der Organisationsstruktur dieser Betriebsstätte untersteht und ob seine Arbeit in die dort durchgeführten Prozesse eingebunden ist.

Drittens: Entsteht außerhalb der Zone ein zweites, tatsächliches Zentrum der Geschäftstätigkeit? Home-Office ist eine Sache; die Einrichtung eines eigenständigen operativen Büros außerhalb der Sonderwirtschaftszone oder der im Förderbescheid genannten Lokation, von dem aus ein wesentlicher Teil der Geschäftstätigkeit tatsächlich betrieben wird, ist etwas grundlegend anderes. Im letzteren Fall ist das Risiko naturgemäß erheblich größer.

Viertens: Ist das Modell hinreichend dokumentiert? Remote-Work-Richtlinien, arbeitsvertragliche Regelungen, Aufsichtsvorschriften, Regeln zur Nutzung der Infrastruktur, Protokolle zur Einbestellung ins Büro, Besprechungsorganisation und die Zuordnung der Mitarbeiter zur Betriebsstätte – all dies kann Beweisbedeutung erlangen. In der Praxis werden viele Fälle nicht wegen des inhaltlichen Standpunkts verloren, sondern wegen unzureichender Dokumentation.

Wo das praktische Missbrauchsrisiko liegt

Damit kommen wir zur praktisch interessantesten Frage. Könnte dieser Ansatz von Steuerpflichtigen genutzt werden, die einen Förderbescheid für eine Lokation mit hoher Beihilfeintensität erlangen und die Tätigkeit dann faktisch auf Arbeit aus einer anderen Stadt – etwa Warschau – stützen?

Meiner Auffassung nach besteht dieses Risiko tatsächlich. Und genau deshalb sollten die genannten Einzelauskünfte nicht als Billigung einer beliebigen „Ablösung“ der Geschäftstätigkeit von der geförderten Lokation gelesen werden.

Es besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen einer Situation, in der Mitarbeiter remote arbeiten, die Geschäftstätigkeit jedoch nach wie vor tatsächlich in einer Zonenbetriebsstätte oder in der durch den Förderbescheid abgedeckten Betriebsstätte organisiert ist, und einem Modell, in dem die geförderte Lokation lediglich als formale Adresse fungiert, während sich das eigentliche Zentrum der Geschäftsführung, der operativen Arbeit, der Besprechungen, der Aufsicht und des Teambetriebs an anderer Stelle befindet.

Im letztgenannten Szenario bewegt sich der Steuerpflichtige auf erheblich risikoreichem Terrain. Es wäre dann nur schwer überzeugend darzulegen, dass die Tätigkeit tatsächlich dort ausgeübt wird, wo die Förderung formal gewährt wurde. Mit anderen Worten: Die Behörden akzeptieren Flexibilität in der Art und Weise der Arbeitsausführung – dies sollte jedoch nicht zu dem Schluss verleiten, dass sie eine Fiktion des Investitionsstandorts akzeptieren.

Diese Unterscheidung ist meiner Auffassung nach grundlegend.

Shared Services Centers folgen einer etwas anderen Logik als Produktionsbetriebe

Genau deshalb sollte an Shared Services Centers kein identischer Maßstab angelegt werden wie an produzierende Betriebe. In einer Fabrik lässt sich klar sagen, dass das Produkt in der Halle entsteht. In einem Shared Services Center ist das Arbeitsergebnis des Teams in der Regel digital, prozessbezogen und auf Ausführungsebene verteilt – kann aber organisatorisch nach wie vor in einer einzigen Betriebsstätte verankert sein.

Die Tatsache, dass ein Unternehmen 500 Mitarbeiter, aber Büroflächen für 100 Personen hat, ist für sich genommen noch kein Argument gegen die Steuerbefreiung. Dies ist heute schlicht ein weit verbreitetes Geschäftsmodell. Die eigentliche Frage lautet nicht „Wie viele Mitarbeiter sind täglich im Gebäude anwesend?“, sondern vielmehr: Wo befindet sich die Betriebsstätte, in der diese Tätigkeit tatsächlich organisiert und ausgeübt wird?

Fazit

Meiner Auffassung nach können Mitarbeiter, die in einem Shared Services Center beschäftigt sind, remote arbeiten, ohne automatisch das Risiko einzugehen, die Steuerbefreiung in einer Sonderwirtschaftszone oder der Polnischen Investitionszone zu verlieren.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede Form der Remote-Arbeit folgenlos ist. Die Grenze wird dort überschritten, wo Remote-Arbeit aufhört, eine Form der Aufgabenwahrnehmung im Rahmen der geförderten Betriebsstätte zu sein, und stattdessen zur tatsächlichen Verlagerung eines Teils der Geschäftstätigkeit über diese Betriebsstätte hinaus führt.

In der Praxis kommt es daher nicht in erster Linie auf die Bezeichnung des Arbeitsmodells an, sondern auf die Antwort auf drei Fragen:

• ob die durch die Förderung abgedeckte Betriebsstätte das tatsächliche Zentrum der Geschäftstätigkeit bleibt,
• ob die Mitarbeiter nach wie vor organisatorisch mit ihr verbunden sind, und
• ob dies in der Dokumentation schlüssig nachgewiesen werden kann.

In Angelegenheiten, die Sonderwirtschaftszonen und die Polnische Investitionszone betreffen, sind es sehr häufig genau diese Elemente, die letztlich den Ausschlag geben.