Czy pracownicy centrum usług wspólnych mogą pracować zdalnie bez ryzyka dla zwolnienia w SSE albo PSI?
W praktyce coraz więcej firm z sektora usługowego działa dziś w modelu, który jeszcze kilka lat temu wielu osobom wydawał się przejściowy. Spółka ma biuro na 100 osób, a zatrudnia 400 albo 500. Część pracowników pojawia się stacjonarnie, część pracuje hybrydowo, a część niemal całkowicie zdalnie.
Z biznesowego punktu widzenia nikogo to już specjalnie nie dziwi. Z punktu widzenia SSE i PSI pytanie jednak wraca regularnie: czy przy takim modelu nadal można mówić o działalności prowadzonej na terenie strefy albo na terenie określonym w decyzji o wsparciu?
Moim zdaniem odpowiedź co do zasady jest twierdząca. Sama praca zdalna pracowników centrum usług wspólnych nie powinna automatycznie odbierać prawa do zwolnienia. Trzeba jednak bardzo wyraźnie odróżnić dwie rzeczy: miejsce, z którego pojedynczy pracownik wykonuje swoje obowiązki, oraz miejsce, w którym przedsiębiorca realnie prowadzi i organizuje działalność gospodarczą.
I właśnie to rozróżnienie jest tu najważniejsze.
Nie każdy adres pracownika jest nowym miejscem prowadzenia działalności
W działalności produkcyjnej intuicja jest stosunkowo prosta. Łatwo wskazać halę, linię technologiczną, magazyn fabryczny czy zakład, w którym powstaje produkt. W działalności usługowej sprawa wygląda inaczej. Efekt pracy często ma charakter niematerialny: analiza danych, obsługa procesów księgowych, wsparcie HR, IT, compliance, procurement czy customer service. Tego typu usługi mogą być wykonywane przy użyciu narzędzi informatycznych, bez codziennej fizycznej obecności całego zespołu w jednym miejscu.
To jednak nie oznacza jeszcze, że działalność „rozpływa się” geograficznie i przestaje być prowadzona w zakładzie objętym wsparciem.
W mojej ocenie w centrum usług wspólnych miejsce prowadzenia działalności należy oceniać szerzej: przez pryzmat infrastruktury, organizacji procesów, podporządkowania pracowników, miejsca zarządzania i tego, gdzie znajduje się rzeczywisty ośrodek operacyjny przedsiębiorcy. Jeżeli te elementy pozostają w SSE albo w lokalizacji objętej decyzją o wsparciu, to sam fakt, że część obowiązków wykonywana jest z domu, nie powinien automatycznie przekreślać zwolnienia.
Pandemia była początkiem sporu, ale nie jego końcem
Pierwsza fala takich pytań pojawiła się oczywiście w czasie COVID-19. Wtedy praca zdalna była odpowiedzią na nadzwyczajne ograniczenia sanitarne i potrzebę zapewnienia ciągłości działalności. Na tym etapie łatwiej było bronić stanowiska, że czasowe wykonywanie pracy poza biurem nie oznacza przeniesienia działalności poza strefę.
Dziś jednak jesteśmy już w innym miejscu. Praca zdalna i hybrydowa nie jest wyłącznie „covidowym wyjątkiem”, ale trwałym elementem organizacji pracy w wielu branżach usługowych. I właśnie dlatego szczególnie istotne jest to, że nowsza praktyka interpretacyjna nie zatrzymała się na argumencie pandemicznym.
W interpretacjach wydanych w 2023 i 2024 r. Dyrektor KIS potwierdził, że wykonywanie pracy zdalnej lub hybrydowej przez pracowników nie musi oznaczać utraty prawa do zwolnienia. W obu sprawach zaakcentowano, że mimo pracy poza biurem działalność nadal pozostawała organizacyjnie i operacyjnie osadzona w zakładzie objętym zezwoleniem strefowym.
To ważna wskazówka. Pokazuje bowiem, że sama fizyczna obecność pracownika poza biurem nie przesądza jeszcze o tym, że działalność przestaje być prowadzona na terenie SSE albo PSI.
To podejście nie wzięło się znikąd
Co ciekawe, ta linia nie jest całkowicie nowa. Już wcześniej w praktyce strefowej akceptowano sytuacje, w których pewne czynności funkcjonalnie związane z działalnością strefową były wykonywane poza obszarem strefy, bez automatycznej utraty zwolnienia. Dotyczyło to choćby korzystania z magazynów położonych poza SSE albo wykonywania określonych czynności serwisowych poza strefą.
To tło jest istotne również dla centrów usług wspólnych. Skoro w modelu produkcyjnym akceptowano bardziej funkcjonalne spojrzenie na miejsce prowadzenia działalności, to tym bardziej trudno przyjąć, że w działalności usługowej o wszystkim ma decydować wyłącznie fizyczna obecność pracownika przy konkretnym biurku.
Co naprawdę ma znaczenie w praktyce
Nie oznacza to oczywiście pełnej dowolności. W takich sprawach nie wystarczy powiedzieć: „mamy pracę zdalną, więc wszystko jest w porządku”.
Moim zdaniem szczególne znaczenie mają tu cztery grupy okoliczności.
Po pierwsze, gdzie realnie znajduje się ośrodek działalności. Czy w lokalizacji objętej zezwoleniem albo decyzją o wsparciu działa infrastruktura biurowa, odbywa się zarządzanie procesami, spotkania, nadzór, obsługa organizacyjna i operacyjna? Czy to nadal jest prawdziwe centrum działalności, czy już tylko adres formalny?
Po drugie, czy pracownicy pozostają organizacyjnie przypisani do zakładu objętego wsparciem. To, że ktoś pracuje z domu trzy albo cztery dni w tygodniu, nie jest jeszcze tym samym co trwałe „odklejenie” od zakładu. Znaczenie ma to, czy pracownik może być wezwany do biura, czy podlega strukturze tego zakładu i czy jego praca jest włączona w procesy prowadzone właśnie tam.
Po trzecie, czy poza strefą nie powstaje drugi, faktyczny ośrodek działalności. Czym innym jest home office, a czym innym stworzenie odrębnego biura operacyjnego poza SSE albo poza lokalizacją wskazaną w decyzji o wsparciu, z którego realnie prowadzona jest istotna część działalności. W tym drugim przypadku ryzyko jest oczywiście dużo większe.
Po czwarte, czy model jest dobrze udokumentowany. Regulamin pracy zdalnej, postanowienia umów o pracę, zasady nadzoru, używania infrastruktury, wzywania do biura, organizacji spotkań i przypisania pracowników do zakładu – to wszystko może mieć znaczenie dowodowe. W praktyce wiele spraw nie przegrywa się na samej tezie, tylko na braku porządku w dokumentach.
Gdzie pojawia się praktyczne ryzyko nadużycia
Właśnie tu dochodzimy do najciekawszego praktycznie pytania. Czy takie podejście nie może zostać wykorzystane przez podatników, którzy uzyskają decyzję o wsparciu w lokalizacji z wysoką intensywnością pomocy publicznej, a następnie faktycznie oprą model działania na pracy wykonywanej z innego miasta, na przykład z Warszawy?
Moim zdaniem to ryzyko rzeczywiście istnieje. I właśnie dlatego tych interpretacji nie należy czytać jako zgody na dowolne „odklejenie” działalności od lokalizacji objętej wsparciem.
Czym innym jest bowiem sytuacja, w której pracownicy wykonują pracę zdalnie, ale działalność nadal jest realnie zorganizowana w zakładzie strefowym albo w zakładzie objętym decyzją o wsparciu. Czym innym natomiast model, w którym lokalizacja objęta wsparciem pozostaje tylko formalnym adresem, a rzeczywisty ośrodek zarządzania, pracy operacyjnej, spotkań, nadzoru i funkcjonowania zespołu znajduje się gdzie indziej.
W tym drugim wariancie podatnik wchodzi już na dużo bardziej ryzykowny grunt. Trudno byłoby wtedy przekonująco bronić tezy, że działalność jest naprawdę prowadzona tam, gdzie formalnie przyznano wsparcie. Innymi słowy: organy akceptują elastyczność w sposobie wykonywania pracy, ale nie powinno się z tego wyprowadzać wniosku, że akceptują fikcję lokalizacji inwestycji.
To rozróżnienie jest moim zdaniem kluczowe.
Centrum usług wspólnych rządzi się trochę inną logiką niż zakład produkcyjny
Właśnie dlatego do CUW-ów nie warto przykładać tej samej miary co do produkcji. W fabryce łatwo powiedzieć, że produkt powstaje na hali. W centrum usług wspólnych efekt pracy zespołu jest zwykle cyfrowy, procesowy i rozproszony na poziomie wykonawczym, ale nadal może być organizacyjnie osadzony w jednym zakładzie.
To, że spółka ma 500 pracowników i biuro na 100 osób, nie jest jeszcze argumentem przeciwko zwolnieniu. Dziś to po prostu częsty model biznesowy. Prawdziwe pytanie brzmi nie „ilu pracowników mieści się codziennie w budynku”, ale raczej: gdzie znajduje się zakład, w którym ta działalność jest rzeczywiście zorganizowana i prowadzona.
Wniosek
Moim zdaniem pracownicy zatrudnieni w centrum usług wspólnych mogą wykonywać pracę zdalnie bez automatycznego ryzyka utraty zwolnienia w SSE albo PSI.Nie oznacza to jednak, że każda forma pracy zdalnej będzie neutralna. Granica przebiega tam, gdzie praca zdalna przestaje być sposobem wykonywania obowiązków w ramach zakładu objętego wsparciem, a zaczyna prowadzić do faktycznego przeniesienia części działalności poza ten zakład.Dlatego w praktyce najważniejsze są nie same hasła o modelu pracy, lecz odpowiedź na trzy pytania:
- czy zakład objęty wsparciem pozostaje realnym centrum działalności,
- czy pracownicy są z nim nadal organizacyjnie związani,
- i czy potrafimy to sensownie pokazać w dokumentach.
W sprawach strefowych i PSI to bardzo często właśnie te elementy rozstrzygają najwięcej.
Pracuję w standardzie, który przedsiębiorcy znają z największych firm doradczych, ale jednocześnie w modelu bardziej bezpośrednim, uważnym i elastycznym. Mówię jasno, działam konkretnie i nie buduje dystansu tam, gdzie potrzebne jest to, co ludzkie – zaufanie i spokój.
Ważną częścią mojej praktyki jest także praca w środowisku międzynarodowym, w tym jasna, biznesowa komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi – w języku niemieckim i angielskim. Zapewniam nie tylko ekspercki poziom merytoryczny, ale też coś równie ważnego: poczucie, że nad złożoną sprawą naprawdę ktoś panuje.
Bo w wymagających projektach klienci nie potrzebują tylko eksperta od podatków – potrzebują partnera, który potrafi złożyć skomplikowane elementy w logiczną całość i nadać decyzjom właściwy kierunek.
Mogą Cię zainteresować
Publikacje
Opinia o stosowaniu preferencji – kiedy warto poczekać 6 miesięcy?
13.05.2026
Publikacje
Czy działalność handlowa i transportowa rzeczywiście wyklucza decyzję o wsparciu w PSI?
10.05.2026
Publikacje
Czy wydatki na infrastrukturę okołoprodukcyjną mogą być kosztem kwalifikowanym w PSI?
05.05.2026
